こちらの意図を相手に伝えるための言葉選び

ビジネスの世界では、自分の意図を正確に伝えることが成功への鍵となります。企画書を作成する際、SNSで会社情報を発信する時、イベントの案内文を書く時—どのような場面でも、言葉の選び方一つで伝わり方が大きく変わります。本記事では、「伝えたいことを確実に伝える」ための言葉選びと文章作成のテクニックを、具体例とともに解説します。

1. 相手を知ることから始める

ターゲット分析の重要性

文章を書く前に最も重要なのは、読み手がどのような人かを理解することです。同じ内容でも、相手によって最適な伝え方は異なります。

具体例：企画書の場合

• 経営層向け：数字やROIを重視した簡潔な表現
  ✓「本施策により初年度15%の売上増加が見込めます」
  ✗「様々な効果が期待できる施策です」

• 技術者向け：技術的詳細や実装プロセスを詳細に
  ✓「APIを活用したデータ連携により、処理時間を現状の3分の1に短縮できます」
  ✗「システムが速くなります」

相手の関心事を把握する

どんなに上手な表現を使っても、相手が関心を持たない内容は届きません。読み手が「何を知りたいか」「何に価値を感じるか」を常に意識しましょう。

具体例：イベント案内の場合

• 学生向け：キャリア形成や参加メリットを強調
  ✓「業界トップ企業のCTOとの交流機会があり、就職活動に役立つ情報が得られます」
  ✗「業界の最新動向について議論します」

• 専門家向け：専門性の高い内容や新規性を明示
  ✓「従来の理論に革新をもたらす新アプローチについて、第一人者が解説します」
  ✗「興味深い内容の講演会です」

2. 明確さを最優先する

シンプルな言葉を選ぶ

難解な専門用語や複雑な表現は避け、できるだけシンプルな言葉を使いましょう。「伝わる」ことを最優先に考えるなら、華やかさよりも明瞭さを選ぶべきです。

具体例：社内通達の場合

• 複雑な表現：「当該システムの刷新に伴い、従前の操作方法から変更が生じる可能性が懸念されます」
• シンプルな表現：「新システム導入により、使い方が変わります」

具体的な数字や例を使う

抽象的な表現よりも、具体的な数字や例を示すことで理解度が格段に上がります。「多い」ではなく「120%増加」、「すぐに」ではなく「3営業日以内」というように具体化しましょう。

具体例：SNS投稿の場合

• 抽象的：「大好評のため、販売期間を延長します」
• 具体的：「予定数量の3倍となる1,500件のご注文をいただいたため、5月31日まで販売期間を延長します」

3. 構成の力を活かす

重要な情報を最初に

「逆ピラミッド構造」と呼ばれる、最も重要な情報を冒頭に置く構成は、読み手の注意を引き、脱落を防ぎます。特にビジネス文書やメールでは、結論から先に伝えることが効果的です。

具体例：社内提案メールの場合

• 悪い例： 「先日の会議で議論された新プロジェクトについて、いくつか調査を行いました。市場の動向を分析し、競合他社の状況も確認しました。様々な要素を考慮した結果、このプロジェクトを来月から開始することを提案します。」

• 良い例： 「新プロジェクトを来月から開始することを提案します。理由は以下の通りです。市場調査の結果、競合他社がまだ参入していない今がチャンスであること、社内リソースの確保が可能であることが確認できました。」

見出しと箇条書きを効果的に使う

長文は読まれにくいという現実を踏まえ、見出しや箇条書きを活用して視認性を高めましょう。特に忙しいビジネスパーソンや意思決定者向けの文書では必須テクニックです。

具体例：企画書の場合

• 悪い例： 「本企画の目的は顧客満足度の向上と新規顧客の獲得です。現在の顧客満足度は73%で業界平均を下回っています。また、新規顧客獲得数も前年比5%減となっています。この状況を改善するために、カスタマーサポート体制の強化とSNSマーケティングの拡充を行います。」

• 良い例： 「【目的】 ・顧客満足度の向上（現状73%→目標85%） ・新規顧客獲得（前年比15%増）

【現状課題】 ・顧客満足度が業界平均を下回っている ・新規顧客獲得数が前年比5%減少

【主な施策】 ・カスタマーサポート体制の強化 ・SNSマーケティングの拡充」

4. 感情に訴える言葉選び

ポジティブな言葉を意識する

同じ内容でも、ポジティブな表現とネガティブな表現では受け取り手の印象が大きく変わります。可能な限りポジティブな言葉選びを心がけましょう。

具体例：顧客向けお知らせの場合

• ネガティブ表現：「在庫不足のため、お届けが遅れます」
• ポジティブ表現：「多くのお客様にご愛顧いただき、追加生産を行うため、お届けは○日頃となります」

「あなた」を主語にした文章

読み手を主語にした文章は、自分事として捉えてもらいやすくなります。特に商品紹介やサービス案内では効果的です。

具体例：新サービス案内の場合

• 自社主語：「当社は新サービスを開始しました」
• 顧客主語：「あなたのビジネスをさらに加速させる新サービスが登場しました」

5. 言葉のニュアンスを意識する

言葉の持つイメージの違い

似たような意味の言葉でも、受け手に与える印象は異なります。例えば「安い」と「リーズナブル」、「問題」と「課題」では、後者のほうがポジティブなイメージを持ちます。

具体例：プレスリリースの場合

• 避けたい表現：「赤字脱却のため、人員削減を実施」
• 推奨表現：「経営資源の最適化により、収益構造の改善を図る」

伝わりやすい比喩や例え

複雑な概念や技術的な内容を伝える際は、身近な例えや比喩を使うことで理解度が格段に上がります。

具体例：新技術の説明の場合

• 専門的表現：「ブロックチェーン技術を活用した分散型台帳システムにより、情報の改ざんを防止します」
• 比喩を使った表現：「複数人で同時に記帳する通帳のようなもので、誰かが不正に書き換えようとしても、他の人が持つ記録と照合されるため不正が防止されます」

6. 文章の洗練テクニック

冗長な表現を削る

「現時点において」→「現在」、「～することが可能です」→「～できます」など、不要な言葉を省くことで文章がすっきりします。

具体例：報告書の場合

• 冗長：「調査の結果、当該問題に関しては解決策を見出すことが困難であるという結論に至りました」
• 簡潔：「調査の結果、この問題の解決策は見つかりませんでした」

ワンセンテンス・ワンアイデア

一つの文に複数の内容を詰め込まないことで、読みやすさが向上します。特に重要な情報は、独立した文として伝えましょう。

具体例：メールの場合

• 悪い例：「プロジェクトの進捗状況ですが、データ分析が予定通り完了し、次のフェーズに進めますが、クライアントからの追加要望があり、スケジュールの調整が必要になりました。」

• 良い例：「プロジェクトの進捗状況をお知らせします。データ分析は予定通り完了しました。次のフェーズに進む準備が整っています。ただし、クライアントから追加要望がありました。そのため、スケジュールの調整が必要です。」

7. 実践的なチェックリスト

最後に、文章を書き終えた後に確認するべきポイントをチェックリスト形式でまとめます。

1. 相手視点のチェック

   • 読み手は誰か、何を知りたいと思っているか再確認
   • 専門用語が適切に説明されているか

2. 明確さのチェック

   • 抽象的な表現を具体的に言い換えられないか
   • 数字や具体例が十分に含まれているか

3. 構成のチェック

   • 最も伝えたいことが冒頭に来ているか
   • 見出しや箇条書きで視認性が高まっているか

4. 感情面のチェック

   • ネガティブな表現をポジティブに言い換えられないか
   • 読み手を主語にした表現になっているか

5. 簡潔さのチェック

   • 冗長な表現や不要な修飾語がないか
   • 一文が長すぎないか

まとめ

言葉選びと文章構成は、相手に意図を伝えるための最も基本的かつ重要なスキルです。本記事で紹介したテクニックは、すぐに実践できるものばかりです。しかし、真に効果的な文章になるかどうかは、「相手のことを本当に考えているか」という姿勢にかかっています。

読み手が何を知りたいのか、どんな言葉なら心に響くのか、常に相手の立場に立って考える習慣をつけることが、伝わる文章の第一歩です。技術は重要ですが、相手を思いやる心がなければ、どんなに技術的に優れた文章も心には届きません。

ぜひ明日から、この記事で紹介したテクニックを一つずつ試してみてください。相手に「伝わった」と感じてもらえる喜びを実感できるはずです。